Infocenter / Personalhantering / Du behöver öka kvaliteten på dina möten

Du behöver öka kvaliteten på dina möten

Du behöver öka kvaliteten på dina möten

Många av oss arbetar på distans – men vi träffas mer än någonsin digitalt. Detta är inte nödvändigtvis produktivt. Den genomsnittliga brittiska medarbetaren slösar bort nästan 13 arbetsdagar varje år i oproduktiva möten. Nio av tio anställda medger att en tredjedel av varje en-timmes möte är slöseri med tid. Tid som hade kunnat läggas på något annat. Så här kan du göra dina möten mer effektiva.

Behöver vi verkligen ha detta möte?

En av de första ”memesen” (ett internetfenomen bestående av en bild, gif-fil eller video med en tillhörande kort text) under pandemin var: “Nu kommer vi till slut att få reda på hur många av dessa möten som kunde ha varit e-postmeddelanden”. Nog ligger det sanning i skämtet. Det finns otaliga möten som i efterhand visar sig vara onödiga. Det finns många andra sätt att nå ut än att ta upp människors tid. Några frågor du kan ställa dig själv att bestämma om ett möte är viktigt är:

  • Är mötet öppet för informationsflöde från två eller fler parter?
  • Kommer mötet att ta bort hinder eller skapa nya problem?
  • Kommer alla relevanta beslutsfattare att vara på mötet?
  • Behöver alla inbjudna vara där?
  • Vilka är konsekvenserna om vi inte har mötet?

Om mötets enda syfte är att uppdatera personer – då kan det definitivt vara i ett e-postmeddelande istället. Om relevanta beslutsfattare och intressenter inte är tillgängliga gör du bäst i att boka om mötet.

Lägg alla korten på bordet innan mötet

Om du har beslutat att ett möte är nödvändigt, se då till att skicka ut en agenda inför mötet med allt du vill lyfta. Inkludera var du behöver input från vissa personer. Genom att skicka detta i förväg förbereder du medarbetare och undviker att slösa dyrbar tid. Det finns nästan inget värre för anställda än att komma till ett möte utan en tydlig struktur. Dessutom kommer det ofta att leda till uppföljningsmöten och fler frågor per mail. Att skicka ut information innan mötet möjliggör också att all kan lyfta frågor i förväg.

Respektera tiden

Om ett möte är inplanerat mellan 09.00 och 10.00 ska du se till att mötet faktiskt börjar på utsatt tid och inte drar över, inte ens en minut. Behöver ni mer tid måste du fråga om det är okej med de personer som måste vara kvar. Fundera också över vilka stora deadlines medarbetarna har och om just dessa personer måste vara med på mötet. Till sist: måste mötet vara 1 timme långt? Ofta räcker det gott och väl med 30 eller 45 minuter.

Vänta inte på de som kommer sent till mötet

För att se till att mötet börjar i utsatt tid bör tumregeln vara att starta igång mötet direkt utan att vänta in de som är sena. Alla som faktiskt kom i tid ska inte behöva vänta på de som är sena eller som inte tänker dyka upp över huvud taget. Glöm inte att det går att spela in de flesta videosamtal och dela länken till de som var sena. Lyckas du hålla mötestiden och din agenda kanske ni till och med kan avsluta mötet fem minuter tidigt, vilket alla kommer att uppskatta.

Involvera mötesdeltagarna

Se till att mötet är värt deltagarnas tid. Istället för att ställa en öppen fråga rakt ut i det digitala rummet, försök att ställa frågor till personer som kan ha svaret eller synpunkter. Förbered en eller ett par personer med specifika frågor innan mötet börjar, så blir det enklare att få igång en diskussion under mötet. Att missa att engagera personer under mötet leder till att alla blir distraherade. Ett annat sätt att inkludera och engagera är att testa olika digitala verktyg, som tävlingar och undersökningar.

Efter mötet: Följ upp det som måste göras

Du behöver inte alltid ha fullständiga mötesanteckningar, men se till att du skriver ner vilka aktiviteter som ska göras, av vem och när. Skicka ett uppföljningsmail till alla för att säkerställa att alla har samma information. Om mötet är återkommande måste du se till att blocka respektive deltagares kalender med mötestiden samt göra det tydligt när du behöver input eller återkoppling på specifika projekt.
Glöm inte: Ett möte utan en agenda eller action-points är ett kafferep.