10 tips: så skapar du en proffsigare PowerPoint-presentation

Alla har vi suttit igenom otaliga PowerPoint-presentationer där vissa naturligtvis är bättre än andra. En bra presentation kan vara väldigt hjälpsam och förklara målsättningar och visualisera data på ett tydligt sätt.

En dålig PowerPoint-presentation är däremot svårare att ta sig igenom och resulterar ofta i att du snarare fascineras över de ”kreativa” valen av olika typsnitt, färger och bilder än det faktiska innehållet.

Därför är det viktigt att du själv använder PowerPoint på rätt sätt och lyckas kommunicera på ett tydligt och effektivt sätt. Vi har listat 10 tips som hjälper till att hålla din presentation luftig, snygg och bäst av allt – proffsig.

Prioritera innehållet

“En välgjord Powerpoint ska fungera som ett komplement till det du ska prata om”, säger författaren Kenny Nguyen. För att lyckas med detta måste du först definiera vad det är du vill säga och vad målet med presentationen faktiskt är.

Ägaren av Presentation Wiz, Sandra Johnson, tipsar om att helt strunta i din Powerpoint under detta tidiga stadie och först fokusera på att skriva ner rubriker på Post-Itlappar.

“Skriv en rubrik per Post-It, lägg de på rad och se hur din berättelse hänger samma”, säger hon. ”Här kan du flytta runt rubrikerna och anpassa de vartefter”.

Det är viktigt att ditt framförande har en tydlig början, mitt och slut. När du är klar med grunden av presentationen kommer det vara enklare att skriva resten av innehållet.

Börja med en titelsida som väcker intresse

Syftet med titelsidan är att din publik ska vilja veta mer. Fånga deras uppmärksamhet direkt genom att adressera frågor du kommer behandla, som t.ex. ”Därför är XX positivt för din verksamhet”.

En annan metod är att involvera publiken i presentationen. Berätta hur de kommer kunna få användning av informationen du presenterar, som t.ex. ”Välj den nya loggan som kommer att stärka ditt varumärke”.

Använd dig av en enkel design

Less is more när det kommer till presentationer - stå därför emot frestelsen att släppa lös din inre kreatör. ”Om ditt jobb inte har färdiga Powerpoint-mallar att använda så satsa på en enkel bakgrund och simpel layout”, säger grundaren av Think Outside the Slide David Paradi.

Har du bråttom kan du alltid använda Googles gratis Powerpoint-mallar och komma igång snabbt med en enkel men praktisk layout. ”Välj typsnitt som Arial eller Calibri som fungerar på alla datorer och är lätta att läsa”, fortsätter han. Och på tal om typsnitt: ”Använd max tre olika, och de måste användas konsekvent”, säger Nguyen. I praktiken innebär det samma typsnitt för alla rubriker och samma typsnitt för all text.

En punkt per slide

Som publik är det viktigt att kunna ta in informationen som presenteras och att det inte blir för mycket på en gång. ”Trycker du ihop flera olika punkter eller teman på samma slide riskerar du att överväldiga publiken med information”, varnar Johnson. En tumregel är därför: en punkt/tema/tanke per slide.

Känner du att du har fler slides än vad du kommer hinna med att presentera? Det är ett tecken på att du försöker få med för mycket information, vilket inte är bra. Gå igenom ditt innehåll ordentligt och var realistisk kring vad som måste tas bort.

Använd sparsamt med text

Om människor läser dina slides kan de inte lyssna ordentligt samtididgt. Ha därför så lite text som möjligt, vilket också ökar värdet av det du säger. ”Skriv ner koncisa punkter som du kan utveckla medan du pratar”, säger Paradi.

Skriv texten i minst storlek 24 för att säkerställa att din publik kan läsa det som står. Johnson tipsar om att bara använda en rubrik och kort mening på varje slide. Om du måste ha med fler punkter så rekommenderar hon dig att bara ha mellan tre och fem ord per punkt.

Välj rätt bilder

Bilder ska användas för att förstärka ditt budskap, inte för att ”pynta” sliden.

“Använd dig av grafer och diagram för att visa jämförelser och trender” säger Johnson. Du behöver inte visa att ni genererat 16 % mer i försäljning det senaste kvartalet med ett diagram; något som istället är andvändbart om du vill visa hur försäljningen ökat i förhållande till tidigare kvartal.

Och när vi ändå pratar om bilder – undvik de gamla bilderna i ClipArt. Thinkstock, iStock och Stocksy har ett mycket bättre urval om det nu skulle komma att behövas.

Öva din presentation muntligt

Syftet med en PowerPoint är egentligen att den ska komplimentera det du säger – inte tvärtom. Men för att lyckas med ett bra framförande krävs det lite förberedelser. Öva därför din presentation muntligt för att säkerhetsställa att den flyter på bra och är lagom lång. ”Kan du öva i rummet där du kommer att hålla presentationen och med tillhörande utrustning kommer du känna dig säkrare när det väl är dags”, tipsar Paradi.

Nguyen rekommenderar också att du spelar in dig själv medan du övar för att kunna höra hur du låter och var du eventuellt tappar orden.

Gå igenom allt med en kollega

Det är alltid bra att låta någon gå igenom ditt material innan du ska presentera det. Låt en vän eller kollega som du litar på att kontrollera jobbiga stavfel och om det du vill få fram är tydligt och lättförståeligt.

Avsluta med en övertygande “call to action”

”Dina sista slides ska med fördel sammanfatta det du tagit upp och belysa publiken om hur de kan använda informationen” säger Paradi. Här är det alltså inte meningen att du ska presentera nya teman eller idéer.

En effektiv ”call to action” är optimistisk, specifik och görbar. För en presentation för kollegorna på jobbet kan det t.ex. vara att de ska anta en ny process eller liknande. Är du osäker på vad din ”call to action” kan vara? Gå då tillbaka till dina Post-Its som du skrev ner i början av processen.

Upptäck värdet av PowerPoint

De ovan nämnda tipsen är användbara för en pitch eller liknande typ av presentation, men långsiktigt kan det vara värt att lära dig mer om programmet. Du kan t.ex. ta en onlinekurs och lära dig mer om hur man gör en riktigt bra (och snygg) presentation inkluderande komplexa diagram, videos och effekter. Detta är kunskap som du alltid kommer ha användning för, och som dessutom kommer uppskattas av såväl din nuvarande som framtida arbetsgivare.