Att ge kritik på jobbet: Råd för en konstruktiv konversation

Feedback spelar en viktig roll på arbetsplatsen eftersom den kan förbättra jobbprestationer och den sociala arbetsmiljön, men för att vara konstruktiv bör den följa vissa riktlinjer. Att vara känslig för kritik är i vår DNA, eftersom det kan uppfattas som ett hot mot vår sociala ställning att ha fel. Därför reagerar många defensivt. På grund av detta är det viktigt att formulera sig på rätt sätt när du ska ge kritik, speciellt på jobbet.

I den här artikeln kan du lära dig mer om olika metoder du kan använda.

7 råd för att ge kritik på jobbet

1. Välj rätt tid
2. Välj rätt plats
3. Välj rätt ord
4. Använd sandwich-metoden
5. Lyssna på den andra sidan
6. Glöm inte positiv feedback
7. Acceptera att du inte kan nå fram till alla

Välj rätt tid

Forskning visar att det är inte bara mottagaren som har svårt att hantera negativ återkoppling. Det påverkar också den som ger kritik negativt. I flera studier blev ledare mer stressade, mindre fokuserade och mindre produktiva efter att de gett negativ kritik till en anställd. Dessa effekter var större ju mer empatiska cheferna var. Vare sig du är en chef eller en välmenande kollega är det därför en bra idé att inte planera dessa samtal innan en deadline eller andra viktiga åtaganden på jobbet.

Välj rätt plats

När du ska ge kritik är det också viktigt att du väljer rätt plats, vilket vanligtvis betyder en plats där du kan ha ett privat samtal. Undantaget är om kritiken rör känsliga situationer som en medarbetare du kan behöva avskeda. Då kan det vara bra att ha vittnen och dokumentation, till exempel att involvera personalavdelningen. Du kan ge positiv feedback via email, men negativ feedback bör föras fram genom ett personligt samtal. Negativ feedback mottas också bättre på en arbetsplats som har högt i tak där medarbetare känner sig hörda.

Välj rätt ord

För att få kritiken att låta mindre negativ, fokusera mer på beteendet du vill se i stället för vad som inte fungerar. Detta ger också personen en direkt plan att följa. Undvik ord som kan låta generella eller anklagande, till exempel ”vi”, ”man,” ”alltid” och ”aldrig”.

Exempel på feedback till kollega och hur du kan förbättra den:

• I stället för att säga ”Du är inte bra på att samarbeta,” säg ”Skulle du kunna ge andra i gruppen mer tid att prata i fortsättningen?”
• I stället för att säga ”Du är alltid så negativ”, säg ”Skulle du kunna undvika klagomål om våra kunder på arbetstid? Det gör det svårt för mig att vara positiv när jag ringer dem efteråt.”
• I stället för att säga ”Vi har märkt att du aldrig är i tid till mötena,” säg ”Jag har märkt att du varit försenad till flera möten på sista tiden.”

Även om du inte bör diskutera den anställdes personlighet kan det hjälpa att anpassa konversationen efter hens personlighetstyp.

Använd sandwich-metoden

Negativ återkoppling mottas bättre om du använder något som informellt kallas sandwich-metoden. I denna metod börjar du med någonting positivt, innan du diskuterar det negativa och sedan avslutar med en komplimang.

Feedback-exempel som använder sandwich-metoden:

”Du gjorde ett bra jobb på presentationen idag. Jag gillade hur du hade en detaljerad PowerPoint-presentation med tydlig statistik. Nästa gång skulle jag vilja att du tittar mindre på diagrammen och gör mer ögonkontakt med åhörarna under din presentation. Fortsätt dock med de färgglada diagrammen, det drog uppmärksamhet till hur mycket vår försäljningsstatistik har förbättrats.”

Lyssna på den andra sidan

Vare sig du är chef eller kollega kan det gå bättre när du ska ge kritik om du lyssnar på den andra sidan. Ibland är de medvetna om vad de behöver förbättra och då blir konversationerna mindre laddade.

Om du är chef är det extra viktigt att förstå motivationen bakom en situation för att undvika missförstånd i framtiden och försäkra dig om att dina medarbetare vet vad du förväntar dig av dem. Du kan till exempel fråga ”Hur tyckte du att det gick på mötet?”, ”Hur tänkte du då?” eller ”Vad trodde du var viktigast med det här projektet?”

Glöm inte positiv feedback

Ofta blir vi vana att fokusera på att ge kritik eftersom vi inte tänker på feedback när allt flyter på. Positiv feedback är minst lika viktigt, särskilt om du är i en chefsposition. Studier visar att anställda blir mer mottagliga för kritik när de har fått positiv återkoppling tidigare, och att människor i allmänhet kommer ihåg negativ återkoppling bättre, vilket betyder att du bör ge mer positiv återkoppling.

Exempel på positiv feedback:

Liksom när det gäller negativ feedback bör du inte fokusera på personlighet utan resultat. Positiv feedback kan vara generell, till exempel ”Tack för rapporten! Den var välgjord och detaljerad!”, men fungerar bättre när den är specifik, till exempel: ”Du gjorde ett bra jobb när du inkluderade bakgrundinformation och ett historiskt sammanhang i rapporten. Det hjälpte till att få en överblick över hur företaget har utvecklats genom åren och anpassats till förändringar i samhället.”

Acceptera att du inte kan nå fram till alla

I slutändan har du inte kontroll över hur en anställd reagerar på kritik. Även när du uttrycker dig väl kan du stöta på medarbetare som blir defensiva och vägrar lyssna på det du har att säga. Genom att ge kritik med dessa metoder kan du dock öka sannolikheten att den ger det önskade resultatet.

Om du har misslyckats med att nå fram till en kollega på jobbet med din kritik, tala med din chef om problemet är allvarligt. Du kan också arbeta på att förbättra relationen med personen.

Om du själv är en överordnad som inte får gehör från en anställd, ta andra steg för att hantera en problemanställd.

Utveckla din karriär med hjälp av Monster

Att ge kritik är bara en av många utmaningar på arbetsplatsen. En lyckad karriär kräver både teoretiska och sociala kunskaper. Vi har många artiklar som kan hjälpa dig hantera specifika situationer i karriärlivet. Genom att skapa en profil på Monster kan du få regelbundna email med karriärråd. Du kan också lägga till ditt CV och göra det synligt för rekryterare så de kan kontakta dig när nya möjligheter dyker upp.