Hur man svarar på intervjufrågor: administratör

Lär dig hur du bäst svarar på vanliga frågor under en administratörintervju.

Av Camilla Andersson, medarbetare till Monster

Administratörer spelar centrala roller på många arbetsplatser, där de ofta agerar som en högra hand till andra anställda. Därför är det av stor vikt hur du svarar på en blivande arbetsgivares intervjufrågor. Administratör är ett yrke som ställer höga krav på organisation och social kompetens. Du bör också vara redo på frågor om prioritering av arbetsuppgifter och hur du organiserar din tid.

Vi har förberett några exempel på vanliga frågor och svar för att hjälpa dig bli redo för din arbetsintervju. För hjälp med att förbereda din ansökan, läs våra exempel på ett CV för administratörer och ett personligt brev för administratörer.

Intervjufrågor administratör:

  1. Hur skulle du beskriva en administratörs roll?
  2. Vad är de viktigaste egenskaperna för en administratör?
  3. Vad är de viktigaste faktorerna när det gäller att hantera kunder?
  4. Hur hanterar du en missnöjd kund eller anställd?
  5. Hur prioriterar du när du har flera viktiga arbetsuppgifter samtidigt?

Fråga #1: Hur skulle du beskriva en administratörs roll?

Det är möjligt att denna är en av de inledande av arbetsgivarens intervjufrågor. Administratör är ett brett yrkesområde och arbetsuppgifterna kan variera mycket från arbetsgivare till arbetsgivare.

  • Anpassa ditt svar till tjänsten du söker. Fokusera först och främst på vad som stod i centrum i platsannonsen. Om flera av arbetsuppgifterna nämnde kundkontakt, till exempel, är detta en bra startpunkt.
  • Diskutera syftet med rollen mer än specifika arbetsuppgifter.

Hur du kan svara:

“Jag ser en administratör som en spindel i nätet, med ansvar för att ha koll på vad som händer på företaget, ta initiativ för att förutsäga och möta personalens behov och spela en central roll inom organisation och dokumentation.”

Fråga #2: Vad är de viktigaste egenskaperna för en administratör?

Se detta som en variation på ”Vad är dina bästa egenskaper?” som är vanlig bland intervjufrågor. Administratör är ett yrke som till exempel kräver detaljsinne, social kompetens, servicemedvetenhet, organisation och förmåga att hålla många bollar i luften.

  • Visa arbetsgivaren att du har dessa egenskaper.
  • Berätta varför dessa egenskaper är viktiga för rollen som administratör.

Hur du kan svara:

“Administratörer måste först och främst vara strukturerade och detaljerade då de spelar en stor roll i ett företags organisation och dokumentation. De måste vara serviceinriktade för att möta förfrågningar från både anställda och kunder. Det är också viktigt att vara flexibel och prioritera rätt arbetsuppgifter. Som ni kan se från mina rekommendationsbrev från mina referenser har jag tydligt visat dessa egenskaper på mina tidigare jobb.”

Fråga #3: Vad är de viktigaste faktorerna när det gäller att hantera kunder?

Kundservice är en viktig del av företagets ansikte utåt och därför kan du få denna fråga under en intervju. Administratör är på många företag delvis en kundservice-roll, där du hanterar kunder via telefon, e-post eller i person. Detta är några faktorer som är viktiga att tänka på:

  • Att vara ödmjuk och tillmötesgående
  • Att lösa kundernas problem
  • Att representera företaget

Hur du kan svara:

“Som administratör är jag alltid medveten om att jag representerar företaget. Min uppgift är att visa vår bästa sida samtidigt som jag möter kundens önskemål eller svarar på deras frågor. Även när kunden är negativ eller motstridig håller jag mig positiv och vänlig. Sedan är det självklart viktigt att vara hjälpsam och uppnå resultat om kunden söker assistens angående ett specifikt ärende.”

Fråga #4: Hur hanterar du en missnöjd kund eller anställd?

Vare sig du kommer arbeta med att assistera kunder eller anställda kan detta vara bland arbetsgivarens intervjufrågor. Administratör är ett yrke där det är extra viktigt att vara servicemedveten och vänlig även när personen som behöver hjälp inte är det.

  • Säg att du skulle lyssna med empati på kritik på jobbet eftersom personer som är missnöjda med någonting ofta främst vill bli hörda.
  • Säg att du skulle be om ursäkt om du eller företaget har begått ett misstag.
  • Säg att du skulle fokusera på att hitta en lösning.

Hur du kan svara:

“Oberoende på om det gäller en kund eller anställd skulle jag hålla mig lugn och tålmodig. Jag skulle lyssna på vad de har att säga och säga att jag förstår deras frustration. Sedan skulle jag prioritera att hitta en lösning på situationen.”

”Ett exempel från mitt förra jobb är när en kund väntade i lobbyn på min chef som hade ett möte som drog ut på tiden. Jag visste att detta var en betydelsefull kund så jag meddelande chefen via chatt att kunden var frustrerad, eftersom jag visste att han skulle se meddelandet utan att det skulle störa hans möte. Jag bad också om ursäkt till kunden för att hon fick vänta även om jag inte hade någon kontroll över det. Kunden blev lugn och min chef uppskattade att jag meddelande honom så att vi inte förlorade kunden, även om jag vanligtvis inte skulle störa honom under ett möte.”

Fråga #5: Hur prioriterar du när du har flera viktiga arbetsuppgifter samtidigt?

Att prioritera rätt uppgifter först är en av de viktigaste stegen för att ha en lyckad karriär inom detta yrke. Därför kan detta vara bland dina intervjufrågor. Administratör är ett yrke där du ofta kommer ha många bollar i luften samtidigt. Detta är några metoder för att hantera detta:

  • Om du arbetar med kunder bör kunden i allmänhet komma först.
  • Nästa steg är att prioritera projekt som är nära en deadline.
  • Du kan också fråga en överordnande person vilket projekt som är viktigast om hen inte klargjort vad du bör avsluta först.

Hur du kan svara:

“Om jag har en kund i receptionen eller telefon prioriterar jag vanligtvis detta först, med undantag för unika situationer. Mitt ansvar sedan är att se till att projekt som har en tidsgräns blir klara. Om jag är oklar om vilka projekt som är viktigast och bör bli klara först skulle jag fråga min chef.”

Monster kan vara din administratör för ditt jobbsökande

Är du redo för att svara på dessa intervjufrågor? Administratör är ett vanligt yrke, men jobbsökande kan vara tidskrävande. Använd ditt sinne för detaljer för att spendera mer tid på att skräddarsy din jobbansökan och förbereda dig för intervjuer och låt oss hjälpa dig med den administrativa delen. Genom att skapa en profil på Monster kan du söka till många jobb direkt från jobbannonsen, få meddelanden när nya jobb läggs till och göra din profil synlig för arbetsgivare så att de kan kontakta dig direkt.