5 ord som låter otrevliga i e-mails

Tänk dig följande scenario: du läser igenom dina e-mails och stöter på ett som sticker ut – på ett negativt sätt. För när du läser igenom det igen förvånas du över den direkt otrevliga tonen. Skrev den verkligen det där?

Att det är lättare att uttrycka rätt tonläge och känslor språkligt, snarare än skriftligt, är redan känt. För de ord, uttryck och ton du brukar använda med dina kompisar kanske får dig att låta oförskämd i ett professionellt e-mail. Monster har därför pratat med tre karriärexperter för att reda ut problemet och ta reda på vilka tillsynes oskyldiga ord som kan få dig att låta otrevlig.

“Uppenbarligen”

Exempel: “Det är väl uppenbart att vi måste vänta in Annas feedback”.

Därför låter det otrevligt: “Det låter som att du vill poängtera för läsaren att informationen är uppenbar för dig, men att han eller hon inte är tillräckligt smart för att förstå”, säger Vd:n på kommunikationsbyrån Booher Research Institute Dianna Booher. Ordet kan med andra ord få dig att låta nedlåtande.

Att säga istället: “Vi borde vänta in Annas feedback.”

“Faktiskt”

Exempel: “Det är faktiskt bättre att publicera artikeln innan bokrealesen”.

Därför låter det otrevligt: ”Ordet ’faktiskt’ gör sig bättre muntligt, snarare än i skrift”, säger Melissa Bessey, grundare av PR-byrån Media Allure. ”Att skriva ’faktiskt’ kan få dig att låta otrevlig eller som om du vet allt”.

Att säga istället: “Vi kan publicera artikeln innan bokrealesen”.

“Tydligen”

Exempel: “Presentationen är tydligen för lång, så vi måste korta ner den”.

Därför låter det otrevligt: Såvida du inte jobbar med juridik eller motsvarande kan ord som ’uppenbarligen’, ’påstås’ och ’tydligen’ uppfattas som att du motsäger eller ifrågasätter någons bedömning eller skildring av en händelse eller ett förlopp. "Det kan låta som om du varit lurig och med mening försök dölja information och sedan anklaga någon annan för misstaget”, säger Booher.

Att säga istället: “Vi har fått feedback om att presentationen är för lång så vi får korta ner den lite”.

“Ok”

Exempel: “Tack för utkastet. Det ser ok ut”.

Därför låter det otrevligt: “Ordet ’ok’ används ofta i samtal som en form av överensstämmelse och kan ha såväl en negativ eller positiv ton. Oftast uppfattas det däremot som otrevligt och avvisande i skrift”, säger Bessey. ”Det är bättre att säga ’bra’ istället för ’ok’”, fortsätter hon.

Att säga istället: “Tack för utkastet. Allting ser korrekt ut. Bra jobbat”.

“Nej”

Exempel: “Svaret på din fråga är nej”.

Därför låter det otrevligt: “En rakt ‘nej’ kan ofta låta onödigt hårt i ett e-mail. Det är bättre att du ger ett tydligt svar som förklarar varför du tycker som du gör”, säger Nancy Halpern på coachingfirman KNH Associates.

Att säga istället: “Jag kommer inte hinna publicera artikeln på måndag då jag har tre andra tidskänsliga artiklar som måste publiceras. Men jag gör det måndagen efter”.